GOBD IM TAKT

Verfahrensdokumentation leicht gemacht

Verfahrensdokumentation - wozu das denn?

Die GoBD sind die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, welche im Kern die Unveränderbarkeit von Buchungen, Belege und Aufzeichnungen beschreiben und seit 2015 für alle Selbständigen & Unternehmen verpflichtend ist. Und aus den GoBD ergibt sich auch die Verpflichtung zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation, wörtlich heißt es: die Verfahrensdokumentation beschreibt den organisatorisch und technisch gewollten Prozess, z. B. bei elektronischen Dokumenten von der Entstehung der Informationen über die Indizierung, Verarbeitung und Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden und der maschinellen Auswertbarkeit, der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und der Reproduktion.

Wer ist betroffen?

Die GoBD ist seit 2015 sowohl für Solo-Selbständige, Klein-und mittelständische Unternehmen, als auch Großkonzerne jeder Art verpflichtend. Kurz gesagt: die GoBD gelten für so ziemlich jeden Unternehmer, und damit auch die Pflicht zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation. 

Was muss ich machen?

Sie müssen den Ablauf einer Buchführung nachvollziehbar & nachprüfbar beschreiben und zeitlich, wie inhaltlich lückenlos dokumentieren, ohne das Veränderungen vorgenommen werden können! Und das ist bei weitem noch nicht alles. 

Warum ist das wichtig?

Niemand möchte unnötig Steuern nachzahlen! Doch genau das kann bei einer fehlenden Verfahrensdokumentation passieren! In der Regel werden beim Fehlen einer Verfahrensdokumentation Umsätze rückwirkend um 3-10 % höher eingeschätzt. Eine Falle, die für viele Unternehmen unangenehme Konsequenzen zur Folge hat.

Gemeinsam zur Verfahrensdokumentation

Als Partner gehen wir einen strukturierten Prozess durch um letztendlich eine Verfahrensdokumentation zu erstellen. Keine Sorge, die eigentliche Arbeit erledigen wir, aber ohne Sie geht es nicht. 

1. Kennenlernen

2. Kick-Off Meeting VFD

3. Checklistenversand

4. Erstaufnahme Prozesse

5. Verarbeitung der Daten

6. Klärung offener Themen

7. Besprechung Entwurf

8. Ergänzungen-/Anpassungen

9. Fertigstellung VFD

Unser Angebot

Erstellung

Gemeinsam arbeiten wir an der Erstellung einer Verfahrensdokumentation, viele Fragen müssen beantwortet werden, Prozesse aufgezeigt und letztendlich die Dokumentation erstellt werden. 

Prozessoptimierung

Die Erstellung der Doku klingt erstmal als lästige Pflicht, aber es ist eine echte Chance. Durch die Erstellung einer Verfahrensdokumentation durchleuchten wir die unternehmerischen Prozesse und werden automatisch auf Schwachstellen stoßen. Genau das ist der große Mehrwert, denn daran können wir gemeinsam ansetzen. 

Laufende Pflege

Vielleicht hört es sich negativ an, aber das ist nur im ersten Moment so. Eine Verfahrensdokumentation ist nie fertig gestellt, es ist ein lebendiger Prozess. Es ändern sich schließlich ständig Dinge in Ihrem Unternehmen, diese müssen entsprechend in der Doku angepasst werden. Wir bleiben im regelmäßigen Abstand im Kontakt. 

Ohne Verfahrensdokumentation droht finanzielle Gefahr